WHISTLEBLOWING

Client Solution ha predisposto una specifica procedura per la ricezione, l’analisi e il trattamento di segnalazioni di presunte violazioni.

Cosa si intende per Violazioni?

Comportamenti, atti o omissioni che arrecano danno all’interesse pubblico o alla corretta gestione dell’amministrazione pubblica o di enti privati, e che si manifestano attraverso:

1. illeciti amministrativi;
2. illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01 ovvero violazioni al Modello Organizzativo;
3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali (appalti pubblici; servizi, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori ecc.);
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (es. frodi e attività illegali);
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione Europea (es. frodi del bilancio dell’UE e attività corruttive);
6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4), 5) e 6).

In Client Solution è operativo un sistema di ricevimento e gestione delle segnalazioni, attivabile sia dai dipendenti che da soggetti esterni relativo alle violazioni di cui sopra.

Canali di segnalazione

Canali di segnalazione a disposizione del segnalante:

• piattaforma “Cerved Whistleblowing” per la segnalazione disponibile su internet all’indirizzo: https://whistleblowing-clientsolution.hawk-aml.com/Whistleblowing/home;
• segnalazione alla casella di posta wb@clientsolutionfm.it;
• cassette per i reclami presenti nelle Sedi Operative

Condizioni per la segnalazione

Ragionevolezza e tempestività della contestazione

Al momento della segnalazione, ed in particolare con riferimento alle segnalazioni di violazioni ci cui al D.lgs. 24/2023, qualunque sia il canale o la modalità, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.
Al fine di consentire l’effettuazione delle opportune analisi ed approfondimenti da parte dei Soggetti Responsabili, è rilevante che la segnalazione sia tempestiva in relazione alle presunte violazioni comunicate.

Modalità

La segnalazione deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati nei successivi paragrafi.

Scelta del canale di segnalazione

In via prioritaria i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno adottato da Client Solution e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

Canali di segnalazione interni

I segnalanti sono tenuti prioritariamente a segnalare le eventuali violazioni o inosservanze del Codice Etico, della normativa interna, della legge, comprese le violazioni di cui al D.lgs.24/2023, tra cui quelle rilevanti ai sensi del D.lgs.231/01 e le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione, di cui siano a conoscenza, utilizzando la piattaforma informatica “Cerved Whistleblowing” che garantisce la sicurezza e la protezione dei dati e la riservatezza delle informazioni, attraverso un sistema avanzato di criptazione delle comunicazioni e del database, in linea con quanto previsto dalla normativa di riferimento.

Tale canale, che assicura la riservatezza dell’identità del segnalante, l’archiviazione sicura dei documenti trasmessi e caricati e la gestione riservata dei processi di analisi e gestione, garantisce le tutele previste dal D.lgs.24/2023 ed è pertanto ritenuto preferenziale rispetto a qualsiasi altro canale che si dovesse utilizzare.

Tramite la piattaforma “Cerved Whistleblowing” è possibile effettuare segnalazioni in forma scritta, con modalità informatiche.

Al termine dell’inserimento della segnalazione sulla piattaforma, si otterrà un codice identificativo univoco che dovrà essere utilizzato per “dialogare” con i soggetti responsabili della gestione della segnalazione in modo spersonalizzato e per essere costantemente informati sullo stato di lavorazione della segnalazione inviata.

Il processo è gestito dal Whistleblowing Team aziendale del quale si riporta di seguito l’organigramma attuale: